Troppa posta al ritorno dalle vacanze? Qualche soluzione

Per molti è il vero ”incubo del ritorno in ufficio”: troppe mail nella casella di posta elettronica da affrontare al rientro dalle vacanze. Quasi impossibile fare pulizia, ma adesso ci sono sistemi che selezionano per noi…

Travolta dai messaggi e dalle chat, più volte la mail è stata dichiarata finita; eppure resiste, retaggio di un’era in cui internet era all’inizio e nessuno aveva capito ancora a cosa servisse. La posta elettronica era un’ottima risposta: permetteva di scriversi subito, senza francobolli e senza postini. Oggi è un po’ tutto: pubblicità, agenda, rubrica, archivio. E così, al ritorno dalle vacanze, è inevitabile trovarsi la casella piena, sommersi da mail che sollecitano attenzione, e quasi sempre anche una risposta.

L’attenzione

La situazione non è migliorata con la diffusione degli smartphone: è vero che è possibile dare un’occhiata ai messaggi di lavoro anche dalla barca a vela o dal rifugio alpino, ma non sempre si ha modo di leggere per intero la mail o rispondere. Spesso un’occhiata basta per capire di cosa si tratta, dall’intestazione o dalle prime righe, e poi si rinvia la risposta a un altro momento. L’attenzione fluttua, senza l’urgenza del lavoro a dettare tempi e modi delle risposte, gli schermi sono piccoli, il touchscreen non è il massimo per scrivere, e così al rientro il lavoro è doppio: ritrovare la mail, rileggerla, replicare. Se proprio si decide di controllare la casella postale anche in vacanza, meglio quindi rispondere subito, sia pure brevemente. E cancellare all’istante i messaggi inutili, non foss’altro per liberare spazio e velocizzare le ricerche. Chi ha uno smartwatch, poi, è più a rischio ingolfamento della casella postale: la soglia di attenzione è ancora inferiore, basta uno sguardo distratto per sapere da chi arriva la mail, e molti modelli non permettono di cancellare i messaggi o rispondere direttamente dall’orologio, obbligando a usare lo smartphone per farlo. Così la soluzione più semplice è disattivare le notifiche sullo smartwatch e controllare le mail sul telefono una o due volte al giorno. È una regola che vale anche quando non si è in vacanza: secondo una recente ricerca, infatti, ogni volta che si interrompe il lavoro per controllare la posta elettronica servono poi 25 minuti per tornare all’occupazione precedente.

Zero

L’obiettivo si chiama «inbox zero»: far sì che nella posta in arrivo non ci siano mai messaggi non letti o in attesa di risposta, così da non portarsi dietro ogni giorno il fardello delle mail inevase. Dopo anni di dibattiti online, manuali, libri, corsi e seminari, nessuno ha veramente trovato il modo di arrivare al Nirvana della mail, e soprattutto di rimanerci per più di qualche minuto. Alcuni criteri generali tuttavia esistono, e possono tornare utili per gestire le mail ogni giorno, cominciando proprio da quelle accumulate durante le vacanze.

Intanto, è bene rispondere subito a tutti i messaggi che richiedono poco tempo, diciamo meno di due minuti. Per questioni più complesse, invece, vale il principio del divide et impera: organizzare le mail in cartelle, o contrassegnarle con colori diversi, per valutarle poi gruppo per gruppo.

C’è bisogno di impegno e ordine mentale; per questo esistono anche app che provvedono automaticamente, come Inbox di Google (per chi usa Gmail), che identifica il mittente, separa i messaggi per categorie (social, promozioni, aggiornamenti, viaggi, ecc) e permette di gestire più facilmente la casella postale. Il sistema accede alle mail, le legge e col tempo impara le nostre abitudini: è un software, ma lavora come una segretaria; è gratuito ma si paga con la pubblicità.

Interessanti alternative sono Mailstrom e Mailbox; da provare anche Geronimo, appena uscita, che divide le mail in una schermata al giorno e con un tap permette di spostarle tra quelle cui rispondere in seguito, inserire nella lista di cose da fare, segnalarle come spam. Originale e intelligente, richiede però un po’ di tempo per farci l’abitudine (e c’è la lista di attesa per potersi iscrivere).

Pulizia

La buona notizia è che lo spam diminuisce, e secondo uno studio di Symantec quest’anno, le mail inutili e non richieste sono scese a livello globale al 49,7 per cento, il dato più basso da dodici anni in qua. Pubblicità, offerte speciali, comunicazioni non volute si possono limitare: intanto, provando a leggere la mail, dove dovrebbe essere indicato il modo per cancellarsi dalla lista, o chiedendo al mittente di non inviare altri messaggi. Senza lamentarsi troppo, perché con ogni probabilità siamo stati noi stessi a dare il consenso, magari dimenticando di deselezionare un’opzione o scorrendo con troppa leggerezza le condizioni per iscriverci a un sito.

Da qualche tempo esiste Unroll.me, un servizio gratuito che consente di cancellare in blocco le iscrizioni a newsletter o mailing list: è efficace, ma funziona solo con account Yahoo!, Outlook.com o Gmail. Alla Inbox zero sarà difficile arrivare, ma c’è sempre l’opzione estrema: selezionare tutte le mail da leggere, trascinarle nel cestino e cancellare tutto. Forse non potremo contattare l’avvocato ugandese per il bonifico da 100 milioni di dollari della lotteria che abbiamo vinto, ma il rientro dalle vacanze sarà più facile. (fonte)