La mail perfetta, le nove regole da seguire
Ecco la guida su come si scrive una mail perfetta, per non intasare la casella di posta e comunicare al meglio con chi è dall’altra parte dello schermo, con risposte rapide e senza parole superflue.
Scrivere un’email e gestire in modo efficiente la propria casella è un’impresa per molte persone. A loro ha pensato Eric Schmidt, amministratore delegato di Google, che nel libro “How Google Works” ha elencato alcune buone pratiche per sfruttare al meglio la posta elettronica.
Il punto non è solo riuscire a non farsi sommergere: c’è di mezzo anche la capacità di comunicare al meglio con chi sta dall’altra parte dello schermo. Un tempo si sarebbe parlato di netiquette, termine un po’ anni ’90 con cui si indicano le norme di buona educazione in rete. Ma oggi sappiamo che il problema non si limita alla semplice cortesia.
La professoressa Judit Olson, dell’Università della California, ha studiato il comportamento di chi comunica online rilevando un aspetto interessante: quando scriviamo una mail l’intonazione della voce e il linguaggio del corpo (la Olson parla di «marcatori di fiducia») rimangono nascosti , impedendo a chi legge di cogliere del tutto il significato. La Olson ha notato che, in assenza di questi elementi, siamo portati a giudicare il contenuto del messaggio in base alla rapidità con cui riceviamo una risposta. È così, allora, che le nove regole di Schmidt possono tornare utili non solo per motivi di efficienza:
1. Rispondi in fretta
«Ci sono persone che riescono a rispondere in fretta e persone che non sono in grado: sforzati di essere una delle prime»
2. Scrivi brevemente
«Ogni parola conta, tranne quelle inutili»
3. Tieni pulita la tua casella
«Quanto tempo perdiamo cercando di decidere a chi rispondere per primo?»
4. L’ultima email che entra è la prima che esce
«Della roba vecchia deve occuparsene qualcun altro»
5. Coinvolgi altre persone
«Quando prendi nota di un’informazione utile pensa a chi altro potrebbe essere interessato»
6. Rifletti prima di mettere in copia nascosta
«Chiediti perché. La risposta spesso è che vuoi nascondere qualcosa, ma è una scelta improduttiva e disonesta»
7. Non urlare (il caps lock è vietato)
«Se proprio devi, fallo di persona. Online è troppo facile»
8. Monitora le tue richieste
«Quando chiedi qualcosa, mettiti in copia e tagga la mail come “Da seguire”. Così è più facile controllare se quello che chiedi viene portato a termine».
9. Contrassegna le email
«Aiutati a trovare in futuro quello che potrebbe servirti» (fonte)
