Galateo 2.0, come rispondere alle email correttamente

Informazioni, appuntamenti, cose da fare o da organizzare. Comunicazioni importanti mischiate a risposte di cortesia, battute, cenni di assenso, emoticon sorridenti. Nella casella di posta si accumulano ogni giorno centinaia di email. Di tutti i tipi. Dal neoassunto al direttore generale, la maggior parte del tempo sul posto di lavoro si passa a smistare, a rispondere, cancellare, modificare, ordinare. La colpa? Un uso — o più che altro abuso — del copia conoscenza. Uno strumento da utilizzare con giudizio. Ma che spesso è considerato uno spazio riempito di indirizzi più — o meno — utili per l’azione telematica in cui siamo impegnati. Grande alleato del «cc« è il tasto «Reply to all». Nel dubbio, lo si preme. E così le persone inserite nella comunicazione avranno una notifica in più sul desktop solo per avvisare che qualcuno ha detto «grazie».

Regole di netiquette

Quali sono le regole per un corretto uso dei campi della posta elettronica? Una generale: «Non c’è un numero massimo di destinatari da mettere in copia, ma è bene ricordare che le persone ricevono più email di quanto vorrebbero», spiegano gli specialisti del galateo di Debrett’s, casa editrice londinese e affermata autorità nel settore, che pubblica manuali di etichetta sin dal 1769. Dal 2015 organizzano anche corsi di netiquette, il galateo versione 2.0. Seguendo i loro insegnamenti, la risposta, se il proprio contatto è inserito in copia conoscenza, non è necessaria. A meno che non ci venga rivolta una domanda diretta. Se no, meglio lasciare la parola al vero destinatario. Scremare il più possibile — spiega la scuola di galateo — il numero di utenti nella conversazione: «Bisogna inviare il messaggio solo a quelli a cui davvero serve l’informazione. Da mettere in ordine alfabetico o, in ambito professionale, per importanza. Evitando di inserire nuove persone a metà del dialogo, a meno che non vengano presentate in modo esplicito, motivando l’aggiunta». Debrett’s sconsiglia l’uso del Bcc, il «Blind Carbon Copy», grazie a cui si può inviare una email a vari contatti senza che essi vedano gli altri destinatari. È considerato uno strumento ingannevole. Un ultimo comportamento che la casa editrice consiglia riguarda gli allegati: limitarli a una dimensione inferiore ai 10 MB.

Il Galateo 2.0 a Microsoft

Una società che da anni investe sulla diffusione delle regole della netiquette tra i propri dipendenti è Microsoft. Claudia Bonatti, direttrice della divisione Office, è un’accanita sostenitrice dell’uso limitato del «Carbon Copy»: «Io sono molto parca. Metto in copia poche persone, è inutile fare spamming. Preferisco piuttosto usare l’Inoltra – racconta – Ma è il «Reply to All» che considero proprio una pratica scorretta, soprattutto quando c’è tanta gente». Non si fa problemi a togliere destinatari («Non è maleducato se è importante per l’efficacia della conversazione») e sta portando avanti una battaglia contro gli allegati: «Qui si va oltre la netiquette, è avere senso pratico. Inviarsi file via email è inefficiente. Soprattutto ora che la tecnologia offre spazi in cui si può lavorare in contemporanea sullo stesso documento, condividendo in posta solo un link». Insomma, il messaggio che Bonatti dà ai suoi dipendenti è chiaro: «La più grande forma di maleducazione è intasare la posta altrui di comunicazioni inutili». (fonte)